Welke papieren mag u in 2021 verticaal klasseren?

U wilt eerstdaags ‘grote kuis’ houden in het archief van uw vennootschap. Welke papieren van welke jaren mag u dan ‘verticaal klasseren’? Wat moet u nog bijhouden zo u in 2021 een belasting- of btw-controleur op bezoek zou krijgen?


Wat, waar en hoe bewaren?


Wat bewaren?

Zowel voor de belastingen als de btw zijn dat vooreerst alle ‘echte’ boekhoudkundige documenten zoals uw jaarrekening, facturen, grootboek, bankuittreksels, inventaris e.d.

Ook contracten, bestelbons, leveringsbons, professionele agenda’s, briefwisseling en mails, aandelenregisters, enz. moet u bijhouden alsook de dossiers m.b.t. analyses, programma’s en beheer van informaticasystemen die u voor de boekhouding gebruikt.


Hoe bewaren?

Dat mag op papier, digitaal of een combinatie van beide. Bewaart u alles digitaal, dan moet u wel kunnen garanderen dat de bestanden gedurende de volledige bewaringstermijn leesbaar blijven.


Waar bewaren?

In principe moet u de boekhouding bijhouden op de zetel van uw vennootschap. Dat uw boekhouding tijdelijk bij uw boekhouder ligt om bijgewerkt te worden, is op zich geen probleem, maar permanent (een deel van) uw boekhouding elders bijhouden, kan niet zomaar (parl. vr. nr. 27, 11.07.1995) . Digitale documenten mag u ook ‘in the cloud’ bewaren, op voorwaarde dat u er in België een gewaarborgde online toegang toe heeft.


Hoelang bewaren?


Algemene regel is zeven jaar

Zowel voor de Belastingen als voor de Btw moet u alles tot het verstrijken van het zevende jaar of boekjaar volgend op het belastbaar tijdperk bijhouden (art. 315, lid 3 WIB 92; art. 60, §3 en 4 W.Btw) .


Drie uitzonderingen

  1. Alle stukken i.v.m. onroerende goederen moet u 15 jaar of zelfs 25 jaar bijhouden (optie verhuren met btw). De afgetrokken btw op onroerende goederen kan immers gedurende 15 jaar en sinds 01.01.2019 ook 25 jaar zgn. herzien worden.

  2. Uw investeringsfacturen moet u dan weer bewaren tot zeven jaar na het jaar van de laatste afschrijving.

  3. Brengt u in een aangifte een fiscaal overgedragen verlies in mindering, dan moet u de boekhouding van het jaar waarin dat verlies zich voordeed, hoelang geleden dat ook mag zijn, bijhouden zolang de aangifte waarin u het verlies in aftrek neemt, nog gecontroleerd kan worden.

Vanaf wanneer tellen?

In principe moet u die zeven jaar tellen vanaf de eerste dag van het (boek)jaar na dat waarin de boekhouding afgesloten is of de stukken opgesteld zijn. Op die regel bestaan twee uitzonderingen. Voor documenten m.b.t. uw informaticasystemen start de termijn pas op de eerste dag van het boekjaar na dat waarin u die systemen voor het laatst gebruikt heeft. Voor de zgn. tabel van de bedrijfsmiddelen moet u tellen vanaf 1 januari van het jaar na het verstrijken van de herzieningstermijn van 5, 15 of 25 jaar (art. 11, §5 KB/Btw nr. 3) .


Wat mag u dus in 2021 weggooien?

De facturen van investeringen die de laatste keer afgeschreven zijn in 2015 en de tabel van de bedrijfsmiddelen van investeringen van uiterlijk 2009. Ook de boekhouding van een verliesjaar mag weg wanneer het jaar waarin u het verlies in aftrek neemt, niet meer gecontroleerd kan worden. Verder mag u de documentatie over informaticasystemen die u tot en met 2014 gebruikt heeft, weggooien, alsook – voor al de rest – alles van vóór 2014. Gooi niets weg van jaren waarvoor u nog een bezwaar lopen heeft.


In principe mag u alles van vóór 2014 weggooien. Op dit principe bestaan wel uitzonderingen. Zo moet u investeringsfacturen tot zeven jaar na de laatste afschrijving bijhouden, de boekhouding voor jaren met een fiscaal verlies bijhouden zolang de aangifte waarin u het verlies in aftrek neemt, nog gecontroleerd kan worden, ...

Gerelateerde posts

Alles weergeven