Hoe een algemene vergadering ‘op afstand’ organiseren?

Sinds de wet van 18.12.2020 is het als mede-eigenaar in een appartementsgebouw voortaan soms mogelijk om een algemene vergadering ‘op afstand’ bij te wonen. Hoe zit dat precies en hoe organiseert u dat als syndicus?


Algemene vergadering op afstand


Mede-eigenaar kan ‘online’ aanwezig zijn. Een nieuwe wet voorziet sinds 24.12.2020 de mogelijkheid voor mede-eigenaars om niet fysiek aanwezig te zijn op de vergadering, maar ze digitaal te volgen (wet van 18.12.2020, BS 24.12.2020) .


Kan enkel als het in de uitnodiging staat. Het is niet verplicht om die mogelijkheid te voorzien. De vergadering ‘geldig’ op afstand bijwonen kan enkel indien dit uitdrukkelijk in de uitnodiging vermeld is.


De vergadering volledig op afstand of ‘hybride’. Zelfs wanneer de uitnodiging dit voorziet, zullen misschien niet alle mede-eigenaars de vergadering vanop afstand kunnen of willen bijwonen. Indien sommige eigenaars ‘fysiek’ de vergadering willen bijwonen omdat zij ofwel niet beschikken over de vereiste technologische vaardigheden of mogelijkheden om hieraan deel te nemen, lijkt het wel mogelijk om te voorzien dat zij fysiek aanwezig kunnen zijn. De kans is daarom reëel dat sommige vergaderingen waarin voorzien wordt dat een deelname op afstand mogelijk is, ‘hybridevergaderingen’ zullen worden, waarbij een deel van de mede-eigenaars vanop afstand volgt en een deel fysiek aanwezig is.


Hoe organiseren?


Via welk systeem? De syndicus zal in de uitnodiging moeten vermelden, en kan ook zelf kiezen, welk communicatiesysteem gebruikt wordt. De enige twee voorwaarden die hierbij gesteld worden, zijn dat (1) het gebruikte communicatiemiddel de syndicus toelaat om de identiteit van de deelnemers te controleren en (2) de deelnemers rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken aan de besprekingen en de stemming kunnen deelnemen.


Dus ook via Teams, Zoom of Discord? Er wordt uitdrukkelijk vermeld dat de deelname op afstand niet noodzakelijk moet verlopen via een gesofisticeerd elektronisch communicatiemiddel met toegangscontrole. Dat is immers niet nodig in kleinere gebouwen waar iedereen elkaar kent. De controle en de stemming kan dan ook gebeuren via bv. Teams.

Gelijkgesteld met aanwezigen. Het is dus de bedoeling dat de eigenaars die vanop afstand deelnemen, kunnen deelnemen aan de debatten en de stemming van de verschillende agendapunten van achter hun scherm thuis. De deelnemers op afstand zullen dan juridisch als ‘aanwezigen’ beschouwd worden, net alsof zij fysiek zouden deelnemen.


Hoe zit het dan met de notulen? De wet (art. 577-6, §10 BW) voorziet immers dat de notulen aan het einde van de zitting en na lezing ondertekend worden door de voorzitter van de algemene vergadering, door de secretaris en door alle op dat ogenblik nog aanwezige mede-eigenaars of hun lasthebbers.


Let op! Hoe dat in deze omstandigheden moet gebeuren, is niet duidelijk geregeld. Het beste is natuurlijk om de mede-eigenaars toch (digitaal) te laten tekenen. Het is ook aan te bevelen dat in ieder geval de voorzitter van de algemene vergadering fysiek aanwezig is om de vergadering te leiden en de notulen aan het einde te tekenen.


Anderzijds zou men ook naar analogie met de Vennootschappenwet kunnen afspreken dat bepaalde personen altijd fysiek aanwezig moeten zijn, bv. de leden van de raad van mede-eigendom en de commissaris van de rekeningen, zodat de notulen na afloop door hen ondertekend kunnen worden.


Een mede-eigenaar kan enkel op afstand deelnemen indien de syndicus dit in de uitnodiging voorziet. Hij voorziet dan tevens via welk systeem dit kan. Is het voorzien, dan worden mede-eigenaars juridisch gelijkgesteld met aanwezigen. Zorg dat minstens de voorzitter fysiek aanwezig is om aan het einde de notulen te kunnen tekenen.

Gerelateerde posts

Alles weergeven